Gestión de clientes en varias sucursales: cómo mantener un solo registro para quien escribe a distintas sucursales
Los clientes escriben a una sucursal, siguen por WhatsApp y luego van a otra sucursal. Un método aplicable para reducir registros duplicados y dejar claros el historial y el responsable.
En empresas con varias sucursales, como comercios, clínicas o inmobiliarias, el cliente se escribe con una sucursal, luego sigue por WhatsApp y otro día va a otra sucursal. El resultado es conocido: varios registros para la misma persona, un historial disperso y la pregunta “¿quién se ocupa de este cliente?”. En la gestión de clientes en varias sucursales, el objetivo es dejar claro quién es el responsable, escriba donde escriba el cliente.
¿Dónde empieza realmente el problema?
- Números dispersos: cada sucursal usa su propio teléfono y su propio WhatsApp
- Memoria personal: la conversación se queda en el teléfono del empleado
- Propiedad poco clara: la regla de quién es el cliente no está escrita
- Identidad incompleta: como no se pide teléfono ni correo electrónico, no se reconoce a la persona
Primero, escribe la regla de propiedad
Antes de elegir un software, responde a estas preguntas. ¿Un cliente pertenece a una sola sucursal o a la central? Si va a otra sucursal, ¿cambia el responsable? ¿Qué información deberían poder ver todas las sucursales? Las respuestas determinan cómo configurarás el sistema.
Dos configuraciones habituales
| Un espacio por sucursal | Un solo equipo central | |
|---|---|---|
| Cuándo conviene | Si las sucursales venden de forma independiente | Si el cliente se mueve a menudo entre sucursales |
| Un número distinto para cada sucursal | Un solo número, equipo central | |
| Visibilidad | El empleado solo ve su sucursal | El equipo autorizado ve todos los registros |
| Atención | La misma persona puede ser un lead distinto en cada sucursal | La sucursal debe guardarse en una nota |
¿Cómo se configura en OnlyContact?
- Crea espacios de trabajo para sucursales o marcas
- Asigna los canales y los formularios web al espacio correspondiente. Cada cuenta de canal pertenece a un solo espacio
- Limita a los empleados a sus propios espacios y da acceso a todos a los administradores centrales
- Define etapas de venta comunes para todas las sucursales
- Pide a los empleados que soliciten pronto el teléfono y el correo electrónico del cliente
¿Cómo se unifican los registros?
El teléfono y el correo electrónico se emparejan con un único registro de persona en toda la empresa. El lead y el responsable, en cambio, se guardan por espacio de trabajo: si la misma persona escribe a dos sucursales, la persona sigue siendo la misma y cada sucursal tiene su propio lead y su responsable. Si hay un lead abierto en el mismo espacio, el mensaje o formulario nuevo se añade a ese lead. La similitud de nombre no provoca una fusión automática; aparece al usuario autorizado como la sugerencia “Possible same person”.
¿Cómo queda claro el responsable?
Los leads nuevos se reparten por turnos entre los empleados que pueden ver ese espacio y están disponibles para recibir asignaciones. Un cliente conocido va a su responsable actual en el mismo espacio. Un usuario autorizado puede hacer traspasos, y los registros abiertos de un empleado que se marcha se reparten entre los demás. El historial de conversaciones se queda en el registro, no en el teléfono de la persona.
Llamadas y conversaciones en tienda
OnlyContact unifica los canales escritos; no hay integración con centralita telefónica ni con TPV. El empleado escribe a mano en la nota del lead la conversación mantenida por teléfono o en tienda, o añade un lead nuevo. Sin esta disciplina, los registros quedan incompletos, por lo que es importante el hábito de una nota breve y obligatoria. Si necesitas que las llamadas se registren automáticamente, tendrás que resolverlo con otra herramienta.
Lista de comprobación mensual
- Revisa las sugerencias de posibles registros duplicados
- Asigna las conversaciones abiertas sin responsable
- Comprueba que se hacen los cierres como ganada y perdida
- Verifica que los empleados nuevos están vinculados al espacio correcto
Puedes ver el número de usuarios y canales adecuado para tu número de sucursales en la página de precios.
