Was ist Lead Management im Vertrieb? Der Prozess Schritt für Schritt

Lead Management im Vertrieb bedeutet, interessierte Personen vom ersten Kontakt bis zum Verkaufsergebnis geordnet zu verfolgen. Anzeigen, Formulare oder Nachrichten können täglich neue Anfragen bringen; ist aber nicht klar, wer antwortet und was danach geschieht, geht ein Teil dieser Anfragen verloren. Ein guter Prozess muss nicht kompliziert sein.

Der Lead-Management-Prozess in sechs Schritten

1. Alle Quellen an einem Ort bündeln

Listen Sie zuerst auf, woher Ihre Leads kommen: Webformular, Anzeigenformular, WhatsApp, Instagram, Messenger, Live-Chat, E-Mail, Telefon. Ziel ist, dass jede Quelle in derselben Liste landet. Im OnlyContact CRM kommen Messaging-Kanäle und Formulare automatisch an; Anfragen per E-Mail oder Telefon legen Sie von Hand an.

2. Die Quelle speichern

Halten Sie fest, aus welchem Kanal, welcher Kampagne oder welcher Seite ein Lead stammt. Bei Webformularen werden UTM-Angaben genutzt, bei Anzeigenformularen Kampagnen- und Anzeigendaten. Ohne das bleibt die Budgetentscheidung Vermutung.

3. Sofort die zuständige Person festlegen

Jeder Lead sollte genau eine zuständige Person haben. Im kleinen Team genügt die Verteilung der Reihe nach: Neue Leads gehen nacheinander an Personen, die für Zuweisungen verfügbar sind, ein bekannter Kunde geht an die bisher zuständige Person zurück.

4. Schnell den ersten Kontakt herstellen

Geben Sie Ihrem Team ein messbares Ziel, zum Beispiel 15 Minuten während der Arbeitszeit. Aktivieren Sie Benachrichtigungen, beantworten Sie in der ersten Nachricht die eigentliche Frage und klären Sie den nächsten Schritt.

5. Aussagekräftige Phasen definieren

Phasen sollten nicht beschreiben, was der Mitarbeiter tut, sondern wo der Kunde steht. Ein einfaches Beispiel:

1. Neu
2. Kontakt aufgenommen
3. Bedarf geklärt
4. Angebot abgegeben
5. Gewonnen oder verloren

Versuchen Sie, sieben Phasen nicht zu überschreiten. Die Bedingung für den Übergang in jede Phase sollte im Team bekannt sein.

6. Das Ergebnis abschließen und messen

Dieser Schritt wird am häufigsten übersprungen. Schließen Sie die Verkaufschance nicht als gewonnen oder verloren ab, verliert der Bericht seine Aussagekraft. Die wichtigsten Kennzahlen: eingehende Leads, Verteilung nach Quellen, Konversionsrate und Stau in den Phasen.

Häufige Fehler

• Leads auf den privaten Telefonen der Mitarbeiter belassen
• Dieselbe Person pro Kanal als eigenen Datensatz führen; die Lösung steht im Leitfaden zu doppelten Leads
• Zu viele Phasen definieren und hinnehmen, dass sie nicht gepflegt werden
• Nur auf die Lead-Zahl schauen und die Umwandlung in Verkäufe nicht messen
• Den Verlustgrund nicht notieren
• Ohne Einwilligung werbliche Nachrichten senden

Bei der Auswahl einer Lead-Management-Software

• Lassen sich die von Ihnen genutzten Kanäle automatisch anbinden?
• Wird dieselbe Person kanalübergreifend erkannt?
• Decken Zuweisung und Benutzerrechte Ihren Bedarf?
• Sind Aufgaben, Erinnerungen, Scoring, CSV oder Telefonintegration für Sie Voraussetzung?
• Werden die für Ihre Datenschutzpflichten nötigen Verträge und Informationen bereitgestellt?

OnlyContact konzentriert sich auf Teams, die über Gespräche verkaufen: Nachrichten, Formulare und Pipeline sind die Stärken. Aufgaben- und Erinnerungsplanung, automatisches Scoring, die Definition eigener Felder und CSV-Import oder -Export gibt es derzeit nicht. Wenn eine dieser Funktionen für Sie Voraussetzung ist, wägen Sie das vor dem Start ab.

Praktischer Plan für die erste Woche

1. Tag 1: Lead-Quellen auflisten, den Kanal mit dem höchsten Aufkommen verbinden
2. Tag 2: Phasen und Übergangsregeln aufschreiben
3. Tag 3: Teammitglieder und Zuweisung einrichten
4. Tag 4: Webformulare und Anzeigenformulare verbinden
5. Tag 5: Ziel für die erste Antwort festlegen, offene Datensätze prüfen

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